ARBO S.A.S., Empresa domiciliada en Bogotá, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por medio de la cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, se encuentra comprometida en continuar brindando servicios con altos niveles de profesionalismo, calidad, confianza y responsabilidad, garantizando y salvaguardando la seguridad de la información que se encuentra registrada en sus bases de datos.
La presente política implementada por la Organización referente al tratamiento de datos personales regirá y aplicará ante terceros o ante quienes suministren datos personales, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares y sobre los que tratamos datos personales, para cumplir con los parámetros establecidos en el marco normativo y legal vigente.
Por lo anterior, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, en su calidad de responsable, adopta la siguiente política interna para el tratamiento de la información, con base en las siguientes consideraciones:
OBJETIVO
Es interés de ARBO S.A.S, la protección de la privacidad de los datos personales de sus Trabajadores, Clientes, Proveedores y Contratistas, para lo cual cuenta con la infraestructura y organización, plataforma tecnológica y física necesarias para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares, contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de información personal, y lograr la excelencia en la prestación de los servicios ofrecidos en el desarrollo de su objeto social.
Estableciendo los criterios para recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los titulares, en donde ARBO S.A.S actuará en calidad de responsable del tratamiento. Empresa identificada con NIT 830017927-8, sociedad domiciliada en Bogotá y con dirección Carrera 14 No. 93B45 y dirección electrónica: www.arbo-sas.com
ALCANCE
Aplica para todos los datos personales registrados en las bases de datos de ARBO S.A.S, esta política refleja los principios y reglas establecidas en el régimen general de protección de datos personales, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los titulares de información personal. El encargado de tratamiento de datos personales deberá dar cabal cumplimiento a la presente política.
DEFINICIONES
AUTORIZACIÓN:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO DE DATOS: Conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se considera tratamiento, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Dentro de sus operaciones y procesos, ARBO S.A.S, requiere de algunos datos personales, en el marco de la relación que la vincula con Trabajadores, Clientes, Proveedores y Contratistas, y demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde estrictamente necesaria para la gestión desarrollada.
TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS El tratamiento al que serán sometidos los datos personales por parte de ARBO S.A.S. consistirá, en los términos del artículo 3 de la ley 1581 de 2012 en cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, gestiones que se realizaran exclusivamente para los siguientes fines:
DE MANERA GENERAL:
• Para el efectivo cruce de información entre el responsable y el titular de la misma (datos de contacto).
• Para él envió de información sobre servicios prestados por ARBO S.A.S
• Para dar cumplimiento a las obligaciones legales o contractuales adquiridas por la Empresa dentro del desarrollo de su objeto social.
• Para realizar análisis sobre la calidad de los servicios o productos ofrecidos por la Empresa.
• Para dar cumplimiento a los requerimientos administrativos judiciales, fiscales, aduaneros que se efectúen por autoridades públicas en todos los niveles de la administración, y por las autoridades jurisdiccionales.
• Para informar sobre cualquier tipo de novedades relacionadas con los temas previamente referidos.
• Dar a conocer los diferentes servicios ofrecidos por esta Entidad, publicidad de los mismo, y en general mantener contacto con los empleados y clientes mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico), con el fin de adelantar cualquier trámite necesario para el desarrollo del objeto social de ARBO S.A.S
• Elaboración de informes y reportes conforme con las metodologías, parámetros, estructuras, periodicidad y finalidades establecidas por la Superintendencia de Economía Solidaria, la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y de las demás entidades de control, tanto del nivel nacional como distrital.
• Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de ARBO S.A.S, atendiendo a su naturaleza.

DE MANERA PARTICULAR RESPECTO DE LOS TRABAJADORES:
• Gestión de recursos humanos, gestión de nómina, gestión de controles de calidad y productividad, gestión administrativa y gestión de pensionados.
• Dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (sistema integral de seguridad social) e impuestos.
• Utilizar información de los empleados (datos, fotos, videos) y la de su familia (incluida la de menores de edad) únicamente para circular con fines informativos mediante boletines, redes sociales, intranet, etc.
• Contribución activa y voluntaria al mejoramiento social económico y ambiental.
• Control de horario para trabajadores.
• Participación en procesos de selección de personal a candidatos externo e internos.
• Confirmación de referencias laborales y personales a candidatos externos e internos.
• Elaboración de pruebas psicotécnicas, exámenes médicos de ingreso y egreso, así como ocupacionales periódicos y demás procedimientos establecidos a candidatos externos e internos.
• Procesos de inducción y capacitación de personal.
• Gestión de prevención de accidentes laborales y conocimiento de información médica.
• Gestión de actividades de bienestar del personal.
• Comunicaciones internas y externas de ARBO S.A.S
• Registro histórico de datos.
• Realización de encuestas.
• En lo relacionado a los procesos de Selección, Contratación, Administración de Nomina, Recurso Humano y las demás actividades derivadas de los compromisos contractuales asociativos.
• Actualizar a las distintas entidades del sistema integral de la seguridad social que requieran información del afiliado empleado de ARBO S.A.S
• Para informar sobre eventos organizados por parte de ARBO S.A.S
• Para efectuar los cobros correspondientes a la prestación del servicio.
RESPECTO A PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
• Para formalizar la relación comercial y/o civil.
• Para el pago de los productos y servicios contratados.
• Para usar información correspondiente a referencias comerciales relativas a la prestación de nuestros servicios, para la promoción de servicios a clientes potenciales.
• Para informar sobre eventos organizados por parte de la Empresa
• Identificación de Proveedores, así como medición de necesidad, oportunidad y calidad en los productos y servicios prestados por estos.
• Controlar el cumplimiento de requisitos relacionados con el sistema de seguridad social integral.
• Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
• Cumplir los procesos internos de la Organización en materia de administración de proveedores y contratistas.
• Realizar una gestión contable, administrativa, y fiscal para la facturación, cobros y pagos, gestión económica, gestión contable, gestión fiscal de proveedores y clientes.
• Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con proveedores, contratistas y terceros.
• Gestión de proveedores, gestión de cobros y pagos estadísticas, control de calidad, gestión de adquisición de bienes y servicios y control de instalaciones.
• Adelantar las actividades propias del objeto social y aquellas derivadas de la relación normal con un proveedor de bienes o servicios, contratistas o un tercero con quien celebra acuerdos de colaboración.
CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. Quien acceda a los datos personales sin que media autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION Y/O SUPRESION DEL DATO.
Los Titulares podrán en todo momento solicitar a ARBO S.A.S, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. ARBO S.A.S, debe poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada.
Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicara el procedimiento descrito en el artículo 22 de la ley 1581 de 2012.
DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACION
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ARBO S.A.S., como Responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frentes a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquello cuyo Tratamiento este expresamente prohibido o haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a ARBO S.A.S, del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la normatividad aplicable, especialmente lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado por ARBO S.A.S del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya terminado que en el Tratamiento ARBO S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. DATOS SENSIBLES. Conforme a la normativa aplicable, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido política o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el Interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de la fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
f) En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
DE LA AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.
El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1582 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b) Informar al Titular de forma explícita y previa, adema de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que son objeto de tratamiento son sensibles, así como obtener su consentimiento expreso.
PROCEDIMIENTO Y DEPENDENCIA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
Cualquier solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos por parte de algún titular de información contenida en la base de datos que ARBO S.A.S, podrá ser presentadas en el siguiente correo electrónico: admin@arbo-sas.com; o de manera escrita, enviando un comunicado a la Cra. 14 No. 93 B 45 Ofc. 404, en la ciudad de Bogotá.
CONTENIDO DE LA PETICIÓN- TRÁMITE DE LA RECLAMACIÓN.
Las peticiones y reclamos del titular sobre datos personales y datos sensibles deberán contener la siguiente información:
Identificación del Titular ( Nombres y apellidos, número de identificación)
Datos de localización del titular (dirección y teléfono).
Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan.
Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial). Una vez recibida una solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo, y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de datos, se dará trámite a la misma por el mismo medio por el cual fue recibida.
El término máximo para atender la petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.
Los derechos precitados con anterioridad, podrán ser ejercidos por las siguientes personas: Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le pongan a disposición el Responsable.
Por sus causa habitantes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Por estipulación a favor de otro para otro. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO.
El titular podrá consultar de manera gratuita sus datos personales: Al menos una vez cada mes calendario. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ARBO S.A.S solo podrá cobrar al titular los gastos de envió, reproducción, y en su caso, certificación de documentos.
VIGENCIA
La presente política rige a partir del día 01 de agosto de 2018, disponible en las oficinas de Gestión Humana de la compañía. Con el fin de obtener mayor información respecto de la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, el interesado podrá remitirse a la ley 1581 de 2012 así como al Decreto 1377 de 2013, así como el área Jurídica de ARBO S.A.S.